BÜROKRATİK KURAMLAR

PARKİNSON YASASI

1957’de Northcote Parkinson, kurumlarda bürokrasinin yarattığı komik durumları Parkinson Kanunu adlı kitapta toplamıştır. 

• Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar. Yani; bir işi bitirmek için ne kadar süreniz var ise o işi bitirmek o kadar zaman alır.

• Giderler, tüm gelirlere karşılık gelene kadar artar.

• Gündemdeki konulara ayrılan zaman, konunun önemi ile ters orantılıdır.

• Memurlar birbirleri için iş yaratırlar. 

• Komite/komisyon üreme hızı en yüksek yaratıktır. 

• Bir komitenin önemi, üye sayısı ile ters orantılıdır. 

• Konunun önemi ile tartışma süresi ters orantılıdır.

    Araştırmalar, bir görev söz konusu olduğunda insanların öncelikle “Bu işi tamamlamak için ne kadar süreye ihtiyacım var?” yerine, “Bunu tamamlamak için ne kadar zamanım var?” diye düşünme eğilimi gösterdiklerini ortaya koymuştur. Bu düşünme şekli insanların zamanı verimsiz kullanmalarına yol açmaktadır.

Öncelikle yapılması gereken bir işi tamamlamak için gerçekçi bir şekilde ihtiyaç duyulan zamanı belirlemektir. Kendinize bu görevi tamamlamak için ne kadar zamanınız olduğunu sormayın. Bunun yerine bu işi gerçekten ne kadar sürede bitirebilirim diye sorun ve görevi bu süre zarfında tamamlamak için elinizden geleni yapın.

    Bunu yapabilmek için suni zaman kısıtlamalarından yararlanabilirsiniz. Araştırmalar suni zaman kısıtlamalarının verimliliği artırdığını ortaya koymuştur. Kısa zamanlı görevler için belli bir süre (örneğin x işini 45 dakika içinde tamamlama gibi) belirlerken uzun süreli görevler için tamamlanma tarihi belirleyebilirsiniz.

    Buraya kadar verilmiş olan örnekler zamanla ilgili olmakla beraber aslında Parkinson Yasası para ve çaba için de geçerlidir. (Örneğin; gelir arttığı oranda harcamalar, cihazların kaydetme kapasitesi arttıkça sakladığımız veri, ev büyüdükçe eşyalar vb. artar.) Bu tuzaktan kurtulmak için yapılması gereken ilk şey kendinize harcayacağınız kaynakların sonucunda kazanmayı hedeflediğiniz faydaların doğru dengede olup olmadığını sormaktır.

    Parkinson yasasını hesaba katarken hatırlamanız gereken en önemli şey, bir işe ne kadar zaman (veya diğer kaynaklar) ayıracağınızı belirlerken, işin kalitesinden ödün vermenize ve aynı zamanda gereksiz zaman harcamanıza neden olmayacak dengeyi korumaktır. Bu nedenle çalışmayı alt bölümlere bölün ve bunu tamamlamak için mutlaka bir zaman çizelgesi oluşturun.

 PETER İLKESİ

Laurence Peter ve Raymond Hull tarafından 1980’de yazılan Peter İlkesi adlı kitap mizahi bir yaklaşımla bürokratik yapılarda insan kaynaklarına yönelik eleştiriler yapmaktadır.

    Yeteneksizliğin evrensel olduğunu savunur. Herkes ve her örgüt kendi yeteneksizlik düzeyine erişecektir. Eğer kişi bir çekiş gücüne  sahipse, yeteneksizlerin organizasyonu doldurma süresi çok daha hızlanacaktır. Teori bizim her zaman başarılı olduğumuz bir konuda çalışmamızı öğütler; en yüksekte değil.

• İşi, yetmezlik düzeyine henüz ulaşmayanlar çıkarabilir. 

• “Baştan savma terfi” uygulamaları: Çalışanlar, bazen ayak altında dolaşmasınlar diye üst kademeler e atanırlar. 

• Çekiş gücü (Fişek): Bir memurun, hiyerarşinin daha üst basamaklarındaki bir kişiyle akrabalık,evlilik ya da tanışlık yoluyla ilişki kurarak üst kademelere yükselmesidir.

 Yeterince süre olduğu ve yeterince hiyerarşik basamak bulunduğu sürece her çalışan kendi yeteneksizlik düzeyine ulaşır ve orada kalır. Dolayısı ile her görev onu gerçekleştiren yeteneksiz insanlar ile doldurulma eğilimindedir.

    Ne yazık ki insanlar kendilerinin yeteneksiz olduklarının farkına varmazlar ve problemi hep kendileri dışında ararlar. Onlara göre kendileri dışındaki herkes yeteneksizdir. Ancak yan masada çalışan arkadaşı da onun yeteneksiz olduğunu düşünmektedir. Bu anlattığım ilke pek çoğunuza tanıdık geliyor değil mi?  Hepimiz çalıştığımız organizasyonlarda yüksek konumlarda olmasına karşın, çoğunlukla iyi niyetli lakin kifayetsiz ve yeteneksiz olduğunu düşündüğümüz kişilere rastlıyoruz. Hiyerarşik her türlü yapıda bir çok insan, yeteneklerinin yetmediği pozisyonlara kadar hızla yükseliyor, sonra başarısız oldukları noktada takılıp kalıyorlar.  Mevcut pozisyonu kaybetmemek için dar bir alanda yoğun şekilde uzmanlaşmaya, en ilgisiz işlerle uğraşmaya ve maalesef somut sonuçlar yerine görüntü üretmeye odaklanıyorlar.  Kağıtlara delicesine tutkunlar, iş çıkarmaya çalışanlara da tahammül gösteremiyorlar.

    Yani hiyerarşik bir oluşumdaki her bir kişi, eninde sonunda artık yetemediği bir seviyede çalışmaya başlar. Peter prensibinin öngörüsü, hiyerarşideki tüm kademelerin bir noktada başarısız çalışanlar tarafından doldurulacağıdır.

OLİGARŞİNİN TUNÇ KANUNU 

    Oligarşinin Tunç Kanunu’na göre tüm örgütler, örgüt içi demokrasiyi imkansız hale getirecek olan oligarşik bir yapı geliştirme eğilimindedirler. 

    Robert Michels, yaptığı araştırmalar ve incelemeler neticesinde, istisnasız tüm örgütlerin kaçınılmaz olarak oligarşik eğilimlere yani azınlık ya da tek adam yönetimlerine dönüşme eğilimlerine sahip olduğunu görmüştür. Michels, gördüğü bu gerçeği “Oligarşinin Tunç Kanunu” olarak tanımlamıştır.

  Dolayısıyla “Oligarşinin Tunç Kanunu” na göre görünüşte demokratik bir şekilde yönetilen ve demokratik amaçları olan örgütlerde dahil olmak üzere tüm örgütlerde oligarşi kaçınılmazdır. Örgütler kaçınılmaz olarak bürokratikleşmeye, otoriterleşmeye ve oligarşiye kayarlar. Eninde sonunda her örgüt oligarşik yapılar tarafından yönetilmeye başlanır. Başlangıçta her ne kadar demokratik bir amaçla yola çıkılırsa çıkılsın, bürokratikleşmenin artmasıyla birlikte örgütlerin üst kademelerinde bulunanlar, zamanla örgütün tabanından uzaklaşmaya başlayacaklardır.

    Nihayetinde, bu kişiler kendi kişisel çıkarlarını önde tutmak suretiyle iktidarlarını sürekli kılmaya çalışacak ve örgüt yönetimi böylece oligarşiye dönüşecektir.

DİLBERT İLKESİ

    Dilbert İlkesi Amerikalı yazar ve çizer Scott Adams'ın yarattığı bir çizgi mizah dizisisidir ve özünde şöyle demektedir: Ne kadar yeteneksiz davranırsanız, sizden o kadar az iş talep edilir. Hatta yeterince ebleh göründüğünüz takdirde sizi yönetici bile yapabilirler...’’

    Adams her yönetici için söylenemeyeceği kesin olsada aynen bunu diyor: En yeteneksiz elemanlar, sistematik bir şekilde, örgütlere en az zarar verebilecekleri yere; yönetim kademelerine getirilir.

   Dünya'yı tam bir tımarhane olarak tanımlayan Adams'a göre çalçene ve tembellerden oluşan bu tımarhanenin içinde yaşayanların icra ettiği tek iş ise; yapılan deli saçmalıklarına uygun birer kılıf bulmak. Ya da diğer bir deyişle çalışır görünmek. Asıl amaç ise ya tembellik etmek, ya da entrika çevirmek.

BÜROPATOLOJİ

    Victor Thompson’a göre herkes zamanla kendisinin, çalıştığı kurumun/bölümün vazgeçilmez ve en önemli elemanı olduğu fikrine sahip olur. Büropatolojik özelliklere sahip yöneticiler, uygulamalarında otoriter ve katı bir tutum sergilerken, çalışanlar rutin işler yapan, az performans gösteren ancak çok meşgulmüş görüntüsü veren; buna karşın kurumsal amaç belirleme ve amaçlara ulaşmada önemli bir rolü olmayan kişilerdir.

Kullanılan Kaynaklar:

Yönetim/Kurthan Fişek

Bilgi Yönetiminin Hatalı Kullanımı/Prof.Dr.Dilek Ekici

21. Yüzyılda Türk Bürokrasisinin Sorunları ve Çözüm Önerileri/Orhan Gökçe ve Ali Şahin 

What Really is Public Maladministration?/Gerald E. Caiden 

Myths and Realities about the Bureaucracy/Jeffrey Greene

The Dilbert Principle/Scott Adams